二月制定全年计划

今天是 2021 年 2 月 28 日,也是 ByteCoffee BStories 系列的第 6 期。BStories 是个人成长话题的系列文章(原本打算录制成播客但上课后的声音管理确实不允许,已经做好长期跟胖大海、罗汉果当好朋友的准备),每个月一个主题挑战,内容是在该主题范围内的精进,这一期是制定全年计划。

本文另一个版本参与少数派 2020 年度征文 — 畅所欲言家。

这篇文章同时送给小时候牵我手教我背诵《匆匆》一文的,我爹。

春风十里不如时间管理

眼下是初春时节,每当想着大自然能够不慌不忙过着春夏秋冬,我就十分羡慕。到底是什么推动着四季,古代中国人怎么去记录二十四节气,为什么在惊蛰就会有春雷,为什么在谷雨我那孝陵卫酸种自发酵的面团就疯狂生长。如果我没有写这篇文章的计划,那我现在已经开始在搜索框不停地问候 Google 大人。

三月于我一直是个不太喜欢但又十分期待的月份。十分期待是因为我出生在三月,不太喜欢是因为中学时期每年春节过后会举行月考,我的生日通常伴随着第一次月考,简而言之第一次月考的成绩影响过生日的质量。这给我烙下了深深的三月阴影,生日先别想了,准备月考比较重要。我以为大学后就不再有「三月魔咒」,然而生日附近的日子越发重要,从月考变成留学基金委申请截止日期(详见Doc the grind系列-申请联培这一年)或是 Photonics West 年度会议日期(详见 Photonics West 2020 期间二三事)。我不断思索这生日附近为什么有这么多时间节点,于是自作主张把生日从一天变成了一周,再接着变成了一个月,然而诸多三月时间节点们还在继续。

三年前的三月我开始在国内的工作,前两个春天身心俱疲还赶上一个疫情三月(详见Doc the grind – 写在青年基金申请之后)。入职后才知道三月对科研工作者来说是最不寻常的月份。每一个新鲜的科研工作者可能都听说过春节给要给国家基金委写「贺卡」的传统,这是因为每年三月是基金为集中受理基金的月份。我们仔细观察这份 2021年科研日历中的三月份:

3月科研日历
3月科研日历

目光移动到三月中下旬,对,那就是我的生日。申请截止日期意味着前一个月(至少)按住自己耐心写计划申请书,也意味着形同虚设的春节假期,甚至发掘了「春节就是用来写计划书的『认知』」。这一波的认知升级我猝不及防。没有调研过,因此我不清楚为何国家的集中申请都放在初春三月,但很有可能是跟中学时期春节过后第一次月考这种制度不谋而合。或者说「月考」是「教学计划」的一环,「教学计划」是「政策」的一环。因此,为了小我着想,为了破除三月不能开开心心过生日的魔咒,我觉得要制定计划把任务分配在其他月份,让三月变成真的生日。

这可能是我在潜意识里一直想着「如何制定年度计划」这件事的根源。春风十里不如时间管理,春水和春林本人是这么想的,而我也想做不慌不忙大自然本人。很多人说「活在当下」因而「及时行乐」,而我所理解「活在当下」的意思是在一个良性循环里,be there in the moment. 当然,不是每个人都喜欢过有自我规划的人生,我同时羡慕「被安排的不错的人生」以及「享乐主义现在即是当下」的想法,每个人都需要结合职业理想和生活态度去发掘属于自己的生活方式。可能你的生日在十二月份,那可是「十二月的奇迹」,只需要过节而已。

年度计划 Year-scale list

这些年来的科研工作经验中我发现每年需要做的事情就那么百十来件,但每件事情似乎有一个独立管道让这些事情像污水一样流动下去,而百十来件事情之间错综复杂,排水管道有机结合才能构成一座活力城市庞大的下水道排水系统。虽然事情是独立进行的,但是同时进行的。就好比一个工作日瓢泼大雨之夜,秦淮区某小区管道破裂导致楼层积水,同时旁边大校场隧道拥挤堵塞,眼看着旁边秦淮河的水没过警戒线,这对隧道给排水带来十足的压力。而秦淮区某小区居民奶昔羊正在校场隧道隧道中央,这时物业打电话说门口管道爆破正在抢修,她一想到尚未改完的申请书今晚十二点就要截止,秦淮区居民奶昔羊崩溃当场。那有没有更好的办法应对这样的场景呢,那就是在截止日期前七天自我截稿。那么这时秦淮区居民奶昔羊只需要顾虑自身的隧道通过安全即可。这是我所理解的正向循环中的活在当下。

正是有着这样的想法,我按照月份记录了我认为的重要的时间节点,每月大概在三四件左右,比如:

  • 2月 秋学期组会 weekly update 归档、撰写科研计划书、过春节、洗牙
  • 3月 提交各类申请、过生日、发掘新技能(直觉使然)、备课
  • 4月 上课、确定目标杂志、根据计划书草拟专利和文章大纲、各类评审时间节点
  • 5月 上课、科研训练、毕业设计、体检
  • 6月 根据计划书构思文章、实验、购买实验器材
  • 7月 春学期组会 weekly update 归档、实验系统搭建、安排业余爱好(直觉使然)
  • 8月 做实验、记录实验数据、备课、与爸妈出游
  • 9月 上课、根据实验数据实际情况撰写文章、眼科体检
  • 10月 上课、修改文章、妇科体检
  • 11 月 提交文章、单独出游
  • 12月 获得文章反馈、关注项目结题、期待圣诞节、更新 New Year Resolution
  • 1月 补充实验、修改文章、更新个人简历、更新 AM Lab 网站页面

总体来说五件事情,准备、教学、搞科研、保证科研的顺利进行以及好奇心空间。「准备」是动作之前的思考,「教学」和「搞科研」是动作,「保证科研的顺利进行」是给「动作」进行投资行为,例如体检、申请新的基金、参加国际会议获得灵感都是这种行为。最后「好奇心空间」是发掘以及实践新爱好,探索对世界多维的认知,让自己变得更加新鲜(迟早更新:让熟悉的事物变得新鲜,让新鲜的事物变得熟悉),在这过程中感知与更加了解自己。

如果准备工作做得完善,那么就会带来一些些自信,哪怕出现一些小问题,都变成积极的小挑战而不是慌乱。这是一句废话,大多数人都明白,但大多数人都不会这么准备。有时候很矛盾,你面对一个人,明白 Ta 哪里有问题,你告诉 Ta 是没有用的,Ta 只能通过内趋力扭转自己的态度。这样的事情经历多了才明白不是每个人都追求「进步」和「持续进步」,退步和进步之间也是光谱。我确实自我,但会反思是否把自己的想法放在了别人的身上。我能看见很多人身上美好的品质和能力,会叹息为什么不善加利用变成「我」认为的那种「更好的人」。答案是不必要以及我也没办法给出一个更好人的定义。「务虚」本身就是「务实的」,不是因为「虚」,是因为「务」。

这份年度计划我参考了 Eric Gilbert 教授在 Syllabus for Eric’s PhD students 中提到他的年度列表 year-scale list。他目前的 year-scale list 像这样:

看得出来他的年度列表要比我丰富,他有更多的管理和 Mentor 类的工作。在我跟之前导师的交流当中,我问科研是不是也可以分为四个象限(我始终想跟大自然保持一致):

  • 春季 申请基金
  • 夏季 进行实验
  • 秋季 撰写文章
  • 冬季 发表文章

一个理想化的科研四季是这样,但我的外导说你并不能保证夏季可以得到理想化的数据。这就是可能很多人读到现在会有的问题:能保证计划能够得到实施吗?

年度计划是在大尺度上找到工作生活中最重要的时间节点去安排,而且这应该是实践的结果。比如我自己的年度列表中,二月国际会议,三月申请基金、四月申请专利、暑假安排实验、十月撰写文章、一月发表文章,这些时间节点是我自 2013 年起慢慢总结的经验,很巧合的是那时候开始规律健身。这些是时间节点,但每个节点之前需要做很多准备,临时抱佛脚就不必了,跟佛做朋友还可以。在这个过程中产生的科研想法其实是有计划书中可行性支撑来保证的,也就是说夏季的实验是在春季计划书中就思考过的问题,虽然有不确定性但大方向是在框架里的。这也是为什么每个环节都要认真,世界上怕就怕认真二字。我知道很多人觉得写计划书没有那么科学和严谨,在我的这套时间管理体系中是不太合适的。这当中产生的问题是非线性振荡的,会导致大量的不确定性以及恶性循环。一位「哲人」说过,

我所理解「活在当下」的意思是在一个良性循环里,be there in the moment.

把月亮作为目标,基本上能够看到星星,我觉得是这样。

虽然在这一领域,但我的同事不一定是按照这样的节奏去安排工作和生活,人家可能热爱教学或者只是醉心于科研,他们的安排一定跟我不一样。我一度十分痛恨草拟计划书,但其结果帮助我结构化了科研思路,不再是从博士生的角度去找课题探索科研,而是从更高的角度发掘新方向,合理安排科研任务给自己以及其他人。一个迷途的羊羔不可能成为 PI (Principle Investigator),最起码要是一匹马,还得是头马,最好有两个头马,这是 TVB 港剧里社团大佬悄悄告诉我的。那么如果一匹野马要好好生活在城市里,得用某种方法驯服它,那么首先需要驯服的是自己。对于我这样不喜欢跟随别人体系的人,只能通过自身实践,在工作中积累那些足够重要到在时间上打结,在时间积累下串成线。而市面上很多畅销书告诉我们刻意学习的概念与相应方法论,例如这一篇时间管理最强模板:规划生活和工作,一套系统就够了。的确,刻意学习可以习得很多方法,刻意学习的思路帮助我跑步、培养孝陵卫酸种面包、驾驶手动挡汽车跑山等等。但,如果有一种东西是从你这里才能给到世界,那些我称之为源头的东西,是无法「刻意学习」习得的,那些是你给世界的礼物。

每周更新 Weekly update

大尺度的年度列表需要有些理想化,而缩短到每周则需要体现细节。年度计划中「春季组会 Weekly update」 和「秋季组会 Weekly Update」是一年两学期我的会议记录文档,它由三部分构成:捷径链接,每周更新(weekly update)和本学期目标。

比如 2020 秋季的捷径链接有:

  • 在线展示链接
  • 和我的导师沟通的在线文档
  • 和我的学生沟通的科研训练和毕业设计在线文档
  • 一句比较喜欢的话(科研鸡汤)

接着是每周更新的主题,从 2020 秋季随便选择一篇为:

2020 秋学期每周五下午两点是组会时间,那么我会在组会间隙准备好这个每周更新,简单明了回答三个问题:上周做了什么,本周做了什么以及下周要做什么。需要以 actions oriented 和 details oriented 的语句填充每周到底做了什么。我会在周一早晨会再次完善 Weekly update,然后开始一周的工作。

自工作以来积累了三年的 weekly update,一开始是为了组会做准备,但在疫情内没有组会,我也每周更新。因为它的存在确实帮助了我回顾之前的思路以及规划下面的任务。我的导师们都这样记录,但有的是 Google Notes,有的是用纸笔。

日常作息 Daily routine

没有教学任务时候我的日常作息大致为:

  • 10:30-11:00p: non-academic reading & sleep
  • 6:30-7a: wake up without alarm
  • 7:10-8:30: rope jumping, shower, breakfast (double-egg with tomato, coffee for sure)
  • 8:40: drive to office
  • 8:50-11:10: in office for WORK, writings, reading, meetings, lab prep
  • 11:30-1:50: dining hall, sleep
  • 2:00-5:20: in office, lab job
  • 5:30:7:15: drive home, warmup, daily workout with show/movie/talkshow, cool down
  • 7:30-8:20: dinner, shower
  • 8:30:10:00: low level homeWORK, writing, paper updated, to do list updated, blogging

之所以把前一晚的睡觉时间放在作息开头,是因为睡眠对我的重要程度排在第一位。睡眠帮助我恢复身体和大脑的精力,而且得早睡(10:30)是一道门槛,跨越了十点半内心就会有些许慌张。我曾经整理过一篇关于睡眠的书摘的文章和录制过一期失眠后的睡眠恢复报告的播客,有兴趣可以展开浏览。早晨最好的恢复精力的是跳绳,从热身到拉伸二十分钟即可,对我在工作日的早晨精力的恢复十分有帮助。我曾经试着晨跑,但太累以至于到十一点就困了。近几个月实践下来早晨跳绳可以纳入日常作息。在没有教学任务的时候,正常工作时间我都在办公楼内,我也在少数派写过四块桌面打造办公空间的文章。接着下班时间首先健身再吃晚饭,健身也是我恢复精力的方式,我也不明白为什么那么多事情是需要恢复精力:)。晚上八点半到十点会开启禅模式或者馋模式。在禅模式下会做一些稍微用脑子整理的工作。在馋模式下打开 YouTube,很快就想吃点零食,很快就到了十点。

  • 11:30p: sleep
  • 7a: wake up
  • 7-8:40: get kids, myself ready for day, respond to crucial email on phone (my partner is gone, already teaching by this point)
  • 8:45-9: drop kids at school
  • 9:05-9:20: ride bike to comet coffee (mostly downhill, so faster)
  • 9:20-9:30: get coffee (often spacing out, thinking about ideas during this time)
  • 9:30-9:45: walk to office, lock bike (still spacing out)
  • 9:45a-5:15p: in office for meetings, writing, coding, etc. (many strategies for organizing this time)
  • 5:15-5:35: bike ride home (mostly uphill, so slower)
  • 5:45-6:45: start second job as uber driver for my children, taking them to activities
  • 6:45-7:15: dinner with whole family
  • 7:15-9: kid bedtime and household chores (also some messaging people + critical email)
  • 9-11: netflix, non-academic reading, basketball game, some articulation work at the margins

这里再次给出 Eric 教授的日常作息,可以看出一个科研工作者在孩子问题上依然也没有什么好办法。顺便推荐鲁迅全集中《我们现在怎样做父亲》一文:「幸福的度日,合理的做人」。

在教学期间主要围绕课程时间,一般安排在早八点和下午两点这两个时间点。我摸着良心讲,这个时间是令成年人崩溃的。我没有孩子不需要去博弈谁送孩子上学这个问题,我的困扰主要在下午两点。午睡到一点五十爬起来去办公室与一点四十就到教室还是有很大的区别的。再加上现在我都是自带电脑,而学校多媒体是 VGA 接口,诸多技术问题依然十分麻烦,总是很多 trouble 需要 shooting,但无论如何,上完课会很有成就感。

春天的小羊

峰回路转,给大家讲一个儿童文学故事。

从前有只小羊🐑

在初春出生🔆

尚未回暖的天气草也不怎么发芽🌱

又过了一阵下起来几场雨🌧

小草就长起来了🌿

小羊很高兴因为它吃的都是嫩芽 🌱

小羊特别喜欢嫩芽🌱

于是把嫩芽收集起来🌱

藏起来📩

等到冬天的时候☃️

做了一个青草蛋糕🧁

蛋糕令它想起来春天的嫩芽🌱

于是它每年就有了两个期待:嫩芽🌱和青草蛋糕🧁

尾巴

制定年度计划,首先找到这一年最重要事件的时间节点,暗示自己在截止日期七天前完成所有准备,靠着这样的想法安排准备工作。每周更新并不是计划而应该是体现细节的行动指南。日常作息是需要慢慢调教的,也是每个人的好朋友,没有作息也劝各位有固定的睡觉和起床时间,睡眠,睡眠以及睡眠是个人幸福的源头。

这些年来,不仅破除了三月魔咒,制定年度计划让我在所有的月份不慌不忙,好像春水涨落一样接受潮汐的指引,潮汐接受月亮的指引,虽然月亮本人也不知道接受谁的指引。我(金星金牛)反应较慢,需要不慌不忙两兄弟帮助我思考,在工作之余也喜欢嫩芽和收藏蛋糕里的青草。

二〇二一年二月份的主题是计划,具体的是制定全年计划的思路与实践。下一期,三月份的主题是健身恢复期,又尝试了怎样的运动呢,我也十分好奇。

本期,您的统筹员 MilkShake 羊敬上。


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  • 作者:MilkShake 羊

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二月制定全年计划》有2个想法

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